Outils informatiques, applications, lesquels choisir pour la préparation et pendant un long voyage?

Un peu d’intro

Notre projet de voyage s’est fait en plusieurs étapes, et tout a commencé moins d’un an avant notre départ, un peu en mode coup de tête autour d’un verre.

Nous avions tout d’abord prévu de partir 2 ans nous expatrier à Bali avec des amis. Puis notre projet a évolué et s’est transformé en long voyage à travers l’Asie.

Nous avons ajouté à l’organisation de ce voyage toutes les choses qui traînaient depuis des années, sans oublier les travaux pour que la maison soit « louable », la vente de toutes les affaires qui ne nous servait pas (jusqu’à nos véhicules).

Nous avons donc eu peu de temps pour tout préparer le voyage en soit, et il a donc fallu être efficace, surtout avec 3 enfants, et nos activités habituelles (maison, boulot …).

Je partage donc avec vous aujourd’hui les outils nous avons utilisés ainsi que les appli qui nous servent maintenant dans notre quotidien.

Nous avons l’avantage d’être un couple assez complémentaire point de vue organisationnel, car je fais de la gestion de projet et du conseil en organisation et Sven est développeur informatique. Nous sommes tous les 2 un peu geek et on aime beaucoup les outils informatiques. Personnellement, je les aime pratiques et intuitifs, et je suis sûre que vous (lecteurs) pourrez les utiliser facilement.

Pour l’organisation générale :

Slack – pour la communication

Slack nous a servi à partager des info, des articles, des liens et de l’info que nous avions besoin de regrouper à un seul endroit.

Mais c’est quoi Slack ? Cet outil permet de centraliser tous les flux de communication d’un groupe, que ce soit un groupe de travail, une équipe, et même un couple dans notre cas. Les discussions sont organisées dans « des chaînes », c’est-à-dire des genres de dossiers.

On peut ensuite faire des recherches très facilement.

Cela est donc beaucoup plus pratique que Gmail par exemple où les informations sont noyées.

Bien entendu, cet outil est gratuit, même s’il existe des versions payantes pour intégrer tout un tas de fonctionnalités qui s’avéraient inutiles dans notre cas.

Quelques exemples concrets :

  • À chaque fois que je trouvais des informations intéressantes de blog ou autre que je n’avais pas le temps de lire ou que je voulais relire plus tard, je les partageais dans l’outil. C’est beaucoup plus pratique que dans un mail que l’on s’envoi.
  • On avait des « dossiers » comme assurance pour regrouper toutes les informations nécessaires à notre choix, pareil pour la liste des pays que l’on voulait visiter et ainsi de suite.

Un des avantages de cet outil, c’est qu’on peut faire partie de plusieurs « équipes ». Sven l’utilise dans son travail, nous avions aussi 2 groupes pour le voyage et nous utilisons aussi cet outil dans d’autres contextes.

Slack est disponible en application pour smartphone.

Trello – pour la gestion des tâches

Nous avons utilisé Trello pour gérer toutes les « tâches » que nous avions à faire avant de partir.

Cet outil est à l’origine fait pour les entreprises travaillant en mode Agile. Il s’agit de tableaux collaboratifs dans lesquels on liste des tâches et on les organise, par priorité, par projet etc… On peut aussi assigner les tâches à des personnes, on peut commenter, ajouter des informations…

Nous avions donc un « endroit » centralisé où lister toutes les choses que nous avions en tête, les classifiées par catégorie, comme par ex : location de notre maison, travaux à faire à la maison en vue de la location, organisation administrative du voyage, choses à faire en prévision du voyage, école, budget etc…

Nous avions différentes colonnes : To do, ongoing, done (à faire, en cours, terminé). Les cartes (tâches) sont d’abord stockées dans la colonne « to do » avec une catégorie, une personne assignée et des informations utiles qui peuvent se compléter au fil du temps, puis quand l’un de nous s’occupait d’une tâche, il la passait dans la colonne « ongoing » et pouvait y ajouter des commentaires ou une description complémentaire.

Une fois la tâche effectuée, la carte passait dans la colonne « done ».

Cela permet d’avoir une excellente vision d’état d’avancement du projet.

Je me suis aussi servie de cet outil pour lister ce dont nous avions besoin pour la pharmacie, ce que je veux partager sur le blog, ou encore des idées pour l’IEF (Instruction En Famille).

Trello est disponible en application pour smartphone.

Box – pour le partage de fichiers

Vive les fichiers Excel (ou autre) dans tous les sens pour y référencer le budget, ou les prix des billets, et tout un tas d’autres informations ! Mais pour les partager, la pire idée est de se les envoyer par mail, car on a un souci de version (du fichier) à un moment donné et donc de perte de données.

Une façon assez courante de partager est d’utiliser Google Drive, mais personnellement, je n’en ai jamais été une grande fan.

Cela fait des années que nous utilisons Box avec Sven pour partager nos informations communes (factures, photocopies papiers d’identité, papiers concernant la voiture, la maison, les impôts etc…).

Il était donc évident pour nous d’utiliser le même outil pour partager les fichiers concernant notre voyage.

Plusieurs avantages :

  • tous les fichiers sont synchronisés sur l’ordinateur dans Explorer (pour Windows) ce qui rend l’utilisation très facile
  • pas besoin de connexion (sauf si le fichier a été changé après la dernière synchro) puisqu’une copie de tous les fichiers est stockés sur l’ordi
  • on peut partager tout un dossier et sous-dossier ou seulement un fichier avec qui on veut
  • tous les formats peuvent y être stockés,
  • on peut accéder aux informations depuis son ordi ou son smartphone grâce à l’application Box
  • la capacité de stockage gratuite est assez élevée ; nous ne sommes encore jamais passé à la version payante alors que nous l’utilisons depuis des années

Préparation de l’itinéraire

Nous ne sommes pas du tout un bon exemple pour les outils de planification d’itinéraire car nous n’en avions pas vraiment l’utilité, n’ayant pas l’intention ni le temps de nous en prévoir un.

Mais on trouve tout un tas d’information très complète sur le net 😊

WordPress – Blog

J’ai passé pas mal de temps à me pencher sur cette question qui nécessiterait presque un article à part entière. J’ai fait beaucoup de comparaisons, en fonction de mes besoins, après avoir réfléchi à ce que je voulais y écrire et si c’était utile. J’ai commencé avec un autre outil qui ne m’a pas convaincu, puis je suis passée sur WordPress, mais auquel je trouve tout un tas de défauts, qui se résolvent si on prend la version payante (ce que je ne suis pas prête à faire, du moins pour le moment).

Voici une brève conclusion que je m’étais faite sur la réflexion de l’utilité d’un blog :

  • Si on veut juste partager quelques photos ou info, on peut utiliser facilement les réseaux sociaux tels que Facebook ou Instagram.
  • Si on souhaite écrire un carnet de voyage détaillé, un blog me parait nécessaire et il existe des outils plus spécialisés que WordPress.
  • Si on veut partager des informations plus générales comme je le fais, un blog du type WordPress me parait la meilleure solution.

Quelques avantages de cet outil : l’utilisation est assez simple, l’ajout de photos aussi. Les stats d’utilisation sont assez détaillées. Et la version sur smartphone est plutôt bien.

Réseaux sociaux

Le classique Facebook permet de partager auprès de ces proches grâce à son profil, mais aussi auprès d’une plus grande audience choisie (ou non 😊) via une page ou un groupe. Il permet aussi de répondre à tous un tas de questions que l’on se pose (avant ou pendant le voyage) en s’inscrivant dans différents groupes en fonction de ses besoins, et on apprend énormément. On peut aussi y partager tout un tas d’informations utiles pour les autres voyageurs. Et on s’en sert aussi pour y faire des rencontres, échanger des choses (je pense par exemple à des livres ou jouets).

Je me suis mise à Instagram pendant le voyage. J’aime faire des photos et les partager. Instagram est parfait pour cette utilisation, d’autant plus qu’on peut jouer avec des filtres ou autres effets spéciaux. J’essaye d’ailleurs depuis quelques temps de publier une photo par jour, mais je garde mon profil en privé car je préfère partager avec des personnes que je connais.

Whatsapp est aussi très pratique pour rester en contact avec sa famille, ses amis. L’inconvénient, c’est que parfois, on fait partie de beaucoup de groupes et que ce n’est pas toujours évident de suivre.

Il existe pas mal d’autres réseaux sociaux, mais perso, je ne veux pas en utiliser plus.

Sauvegarde des photos – Google photos

Nous utilisions aussi cet outil depuis des années, un peu implicitement après avoir utilisé Picasa il y a bien longtemps (puisqu’il s’agit de l’outil qui a remplacé Picasa).

Pour nous, google photo est idéal, car nous sauvons nos photos sur « le cloud » sans rien faire (la synchro est automatique quand nous avons du wifi) . Elles sont sauvées en version réduite mais de haute qualité, ce qui nous permet un stockage illimité. On peut aussi importer ses photos en résolution d’origine en achetant de l’espace de stockage.

Un autre avantage, et pas des moindres, est le partage. J’ai accès aux photos de Sven et il a accès aux miennes.

De temps en temps, je fais quand même une sauvegarde de mes photos sur mon disque dur, en résolution d’origine.

Budget / Banque

Nous avons ouvert des comptes pour lesquels nous n’avons pas de frais bancaires pour les retraits et paiements à l’étranger, et nous avons choisi N26 black et la carte Max. Voici un code de parrainage pour N26: sveng2517

Les 2 cartes sont top, nous n’avons eu aucun souci depuis le début, et nous pouvons retirer et payer un peu partout. J’utilise aussi Samsung Pay avec une des cartes ce qui est hyper pratique !

Nous sommes plutôt light par rapport aux « tourdumondistes » en ce qui concerne la suivi précise du budget. Nous ne savons pas le montant exact dépensé en termes de logements, nourriture, sorties… Nous suivons plutôt le global pour avoir une idée général de nos dépenses.

Pour de suivi, nous utilisons depuis plus de 5 ans Linxo, qui nous permet d’avoir une vue agrégée de tous nos comptes (communs ou pas), de faire des graphiques de nos dépenses par catégorie.

Nous utilisons aussi nos applications bancaires classiques pour gérer nos virements, vérifier nos comptes etc…

Pour les conversions, on utilise Devises plus, qui permet bien sûr de convertir en plusieurs monnaies mais l’application possède aussi une option calculatrice très utile.

Google calendar – pour l’agenda

On a un agenda spécial pour y renseigner les informations relatives au voyage : les vols et autres trajets qui peuvent souvent se synchroniser directement, les locations, les lieux où on sera (quand on le sait 😊). Cela nous permet de plus facilement gérer nos locations sans constamment partir à la recherche dans les mails ou autres appli logement. Et cela permet aussi à nos proches ayant accès à cette liste de savoir où on est.

Et voici une liste des applications que l’on utilise très régulièrement et qui nous semble nécessaire au voyage :

Wifi Map – pour rester connecté

On a découvert WifiMap quelques mois après notre départ au fil d’une discussion avec des voyageurs. L’appli référence des wifi hotspots, avec leur mot de passe, ce qui s’avère extrêmement pratique quand on voyage ! On y trouve les cafés, restaurants et autres lieux publics possédant le wifi, ce qui permet de ne pas toujours aller prendre un café pour avoir le wifi mais juste de se positionner devant le lieu en question pour accéder au web.

Pour le logement

Pour louer notre maison en France, nous avons utilisé les réseaux sociaux, Airbnb et Abritel.

En ce qui concerne nos logements de vacances, nous utilisons principalement

Pour les campings en Australie, on a pas mal utilisé une appli (payante mais pas cher 😊) qui référence toutes les choses gratuites à faire, dont les free camp : Australie Free, et aussi WikiCamps (attention, cette appli est gratuite les 30 premiers jours, donc il faut la télécharger quand on en a besoin et pas avant, comme je l’ai fait :p)

Pour les transports

Nous utilisons exclusivement Google Flights et Skyscanner pour la recherche de vols et de destinations. Google Flights est très pratique pour avoir une vision des destinations et des prix sur une certaine période ; c’est très utile quand on ne sait pas quelle sera sa prochaine destination, comme nous 😊. On a tendance ensuite à booker nos vols directement sur les sites des compagnies aériennes.

En Asie, pour un comparatif des différentes options vol vs train vs bus, et aussi pour la réservation, on utilisait pas mal 12GoAsia.

Un autre site/appli pas mal du tout pour comparer n’importe quel trajet à travers le monde est Rome2Rio.

Pour se repérer

  • Google maps est l’outil phare, bien sûr. Il est très pratique pour les trajets, se repérer, mais aussi pour trouver les lieux à visiter et leurs avis, sauver les endroits que l’on a envie de visiter, etc…
  • On utilise aussi pas mal map.me pour les balades et rando. Il y a plus de détails au niveau des chemins. En ce moment, on utilise aussi Mapy.cz, qui en plus d’avoir une carte détaillée des chemins de rando, permet de tracker son trajet et les kilomètres parcourus.

Geocaching

Qu’est-ce que le geocaching ? Un genre de chasse au trésor super pour les petits et les grands. Nous y sommes inscrits depuis quelques mois, avons trouvé plein de caches et fait voyager des petits objets. Mael explique ici comment utiliser.

Et quelques autres

RefillMyBottle est l’application obligatoire en Asie si on veut être eco-friendly et ne pas acheter de bouteille d’eau dans les pays où l’eau n’est pas potable.

Grab et Uber pour les trajets. Grab est très utile et peu cher en Asie. On peut aussi commander de la nourriture ce qui est assez pratique quand on veut manger chez soi, à l’hôtel et que l’on ne veut pas aller au restaurant.

Skype pour passer certains coups de téléphone en France ou autre.

Amazon Kindle : nous avons opté pour la version epub pour certains de nos guides de voyage, en plus des livres que nous avons « emportés ».

Pocket est très utile pour lire des articles que l’on peut lire plus tard hors connexion. L’appli sauvegarde les articles.

J’ai fait le tour de la plupart des outils et appli que nous utilisons ! Et vous, quels sont les vôtres ?

A bientôt

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